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信息服务规划阶段(第二部分)
信息服务规划矩阵 规划矩阵能确保"包括了所有的基本内容"，并促进采用结构方法，这种结构方法能使复杂的信息服务规划过程变成更易理解和更易管理的模块化结构。信息服务的工作人员和顾问应该用规划矩阵来作为制定每一个主要信息服务方面的策略的工具。下面简要地论述各种可能的策略，着重强调影响到用户和公司管理的那些方面。 (1)政策 前面讨论了信息服务政策方面的问题。应该特别注意高级指导委员会(ISPC)和关于信息服务业务方面的章程的建立。 (2)信息系统 信息服务远景规划的每个方面对于公司需要努力的所有方面都有深远的影响，但是推动战略上的信息服务远景规划的力量和一般线索是信息系统规划。因此，信息服务的信息系统规划也许是最关键的一个规划方面。实际上，信息服务的所有其它方面都以某种方式受到信息系统规划(也叫业务系统规划)的影响。 大多数公司都把提高生产率强调为增加利润的一种手段。但意想不到的是，多数公司都未能认识到发掘现有公司资源的重要性。这种公司资源就是信息。每一个公司都具有获得这些信息的可能性；然而，认真的规划和协作则是发掘信息资源的关键。重复的、独立的数据处理系统是常见的，这种使得收集和传播关于管理决策的有用信息即使不是不可能，也变得很困难。为使信息资源成为可以利用，那末，在信息系统规划方面的中心议题应该是系统的综合。 信息系统的规划过程能有助于更好地了解公司的工作。那些参与规划工作的人员所编纂的资料和获得的知识可作为公司管理人员的有价值的输入信息，这些管理人员的职责范围跨越了公司的全部工作。如图20.13.3生动地说明了有关信息系统规划的活动，下面分别讨论这些活动。 图20.13.3 关于信息系统规划的活动图 系统识别。信息系统规划活动的目的是要识别所有现有的自动化系统、具有自动化可能性的人工系统、以及具有可能改进的自动化系统的或具有可能同其它系统综合的自动化系统。 为了深入了解现有的系统和那些被推荐作为将来的系统，就应该对每个现有的人工系统和被推荐的系统编制下列关于中间系统的成套摘要资料。 钒凼龈孟低车幕竟δ堋⒏孟低诚嘤Φ奶匦曰蛱氐恪⒂敫孟低秤邢嗷ビ跋旎蛘哂Ω糜邢嗷ビ跋斓钠渌低车谋晔丁⒁约疤岣呋蚋谋涓孟低车娜魏谓醇苹募蚨陶得鳌７文件类型、大小和存储介质的标识(适当的时候，还应涉及到综合数据库)。吩谏璞赋晌匾匦允钡纳璞敢蟆Ｏ钟腥斯は低澈捅煌萍鱿低车闹饕淙胱柿鲜枪赜谙钟械牟捎眉扑慊南低车淖柿稀⒎袂肭蟆￠
由高级信息服务指导委员会编制的批准项目清单，以及来自定期的系统审查的建议等资料。在编制完这些资料之后，就使指定优先级的任务和提出综合方面的建议变得更容易了。 期望的效益。就像任何公司的其它投资机会一样，必须证明一个信息系统的合理性。预算费用必须与期望的效益相配合，以便(A)决定该系统是否应该实现；(B)确立相对的优先地位。在信息服务部门全面发展的情况下，几乎没有一个系统是单独根据实实在在的效益来证明其合理性的。信息服务的范围已经超出了基本的事务管理和人员缩减的限度。目前，通过信息，系统还能对深入了解决策过程提供帮助。从这类系统所得到的效益常常不是直接地，而是间接地反映出节省了人员和(或)资源。 某些公司已经决定把资金节省额(即赚来的钱)同一定的虚效益结合起来作出效益和费用比率和(或)盈利率分析。在大多数情况下，指定给虚效益的资金额充其量不过是不确认的推测。因此，对于包括了许多虚效益在内的系统的效益和费用比率和盈利率分析应该用一定量的主观估计来加以调节。 费用估算。对于所有要开发的系统和(或)被推荐的系统都需要进行费用估算。在完成全面的可行性研究之前所作的费用估算主要是根据概念，而不是根据具体设计作出的。对于正在开发或计划开发的每个系统，应该进行两类费用估算，一类是系统开发和实现的一次性费用估算，另一类是在整个系统寿命期内用于系统生产和进行维护的重复性费用估算。后一类费用应该是每年要重复花费的费用估算。 系统优无级。对于现有的和潜在的信息系统，必须指定开发和实现的相对优先地位。对于一般的信息服务部门，要求其所承担的服务量往往大于其能够提供服务的能力，因此，系统必须给定优先级。 每个公司都必须建立其自己的、确定系统优先级的准则。然而，下列准则可供考虑：繁匦肟悸橇钫叩墓娑ê屠醋宰懿没蚨禄岬墓灸诓棵睢Ｈ绻谒拔窕馗谋淞斯ぷ士鄢陌俜直龋蛘叨禄崤剂斯ひ展娉谭矫娴谋浠蛭抟杀匦肟悸钦庑┒韵低车囊蟆￡
饭竞í(或)信息服务部门的现金流通将影响现金的可用性，并限制开发工作。可是，如果资源可用来生产必要的现金流通，那么，某些系统，特别是综合系统的实现就能够产生实际的现金流通。 妨硪桓隹悸堑淖荚蚴遣煌低车南嗷ヒ览敌浴Ｒ簿褪撬担捎谀掣鱿低潮匦朐诹硪桓鱿低晨⒅熬屯瓿珊í(或)设计好，因此某些优先级是可以事先已知的。例如，一个联机的人事报告系统可以把数据库提供给打算改进的工资处理系统用。酚Ω每悸峭蹲实幕厥铡⑿б婧头延帽嚷屎í(或)主观的费用估算与实效益和虚效益的比较。纺承┫低趁飨缘赜牍镜脑毒肮婊嘁恢拢硗庖恍┫低秤牍镜脑毒肮婊翟虿缓苊飨浴Ｒ残恚桓鲎荚蚓陀Ω檬怯牍驹毒肮婊嘁恢隆￡
系统资料，预先编制好的中间系统的成套资料的一个子集应该包括在信息服务的远景规划里。编制中间系统的资料是为了进行费用估算和确定系统的优先级。在信息服务远景规划的正文内，每个现有的和被推荐的系统应该具有下列资料： 吠萍鱿钅康募蚨谈乓樯ü(仅一或两段)。钒ㄏ阜殖珊芡ㄓ美啾鹪谀诘姆延霉浪?(所有系统的费用估算类别应相同)。酚妹涝魑餐怂愕ノ坏氖敌б娴恼得鳎约爸饕男樾б娴募虻ニ得鳌７推荐的相对于其它信息系统项目的优先地位。分炼嘞晗钢量尚行匝芯俊⑾低撤治龊蜕杓啤⒊绦蛏杓啤⒉馐浴⒁约白缓褪迪值娜窝∈迪旨苹￡
信息系统规划应该包括在信息服务的远景规划内，直接与信息系统规划有关的资料有：钒ㄋ得鳌⑿б婧头延梅治觥⑼萍龅南喽杂畔燃对谀诘拿扛鱿低车母乓樯埽媒樯芏喟牖拱扛鲂畔⑾低车慕ㄒ槭迪旨苹７说明公司的不同系统之间的关系和每个系统的计算机化状况的公司的工作流程图。 沸畔⒃醇捌涫褂檬疽馔肌￡ 该资料为支持信息系统规划的其它领域(例如，硬件、人事、设施等等)里的规划提供了基础。 (3)硬件 信息服务的方法，软件和硬件的复杂性正在迅速地提高，这特别符合计算机硬件的发展情况。计算机系统已变得更加复杂，而且每一种计算机的配套设备都需要定期的升级换代。数据通信将在信息系统里起更大的作用；因此，传统上只限于一个中央装置的硬件规划，现在被扩充了，包括通信设备、通信线路、远程计算机、以及远程输入和输出装置。涉及到数据通信的硬件决策必然要有业务领域的管理人员参加。 数据通信技术的出现已使分布式数据处理(DDP)的实现成为可能，分布式数据处理促成了计算机硬件的分散布局。分散布局就需要对占用的硬件进行就近控制，为了保持其兼容性，所以要制订必要的短期和长期的硬件规划。 相对便宜的小型计算机系统的可用性促使了许多用户管理人员去购买计算机，以支持属于其职责范围内的系统。字处理硬件已经升级了，字处理系统不再局限于文件编辑。许多字处理系统具有数据检索和数据操纵能力，并能执行某些基本的数据处理功能。在许多公司，这些小型计算机系统和字处理系统正在迅速地增加。如果不加以协调，这些系统势必会引起兼容性问题并导致公司数据库方面的冗余。硬件规划是控制小型计算机系统和字处理系统激增的一种手段。 信息系统规划是硬件规划的推动力。当硬件规划先于信息系统规划时(而许多公司就是这样做的)，则系统的开发就必须去适应已可利用的硬件。对于开发人员来说，如果把硬件限制得死死的，那么进行系统开发就相当困难。硬件规划是根据历史上硬件使用情况的统计和被推荐的信息系统的能力要求来制订的。硬件规划的最后产物是整个公司的计算机系统的配置，它既包括了目前需要的，又包括了整个信息服务远景规划时限内所需要的硬件设备。 (4)系统软件 如果不对系统软件进行适当的协调，就会像硬件一样引起兼容性问题。由于系统软件多半是独立于应用系统的，所以用户很少参与信息服务的这个领域。 (5)信息服务的组织机构 信息服务是一种不断变化的业务。由于它的用途和计算机硬件会改变，信息服务的业务必须定期地重新安排，以适应新的工作过程、开发专门的技术、以及尝试那些更适合公司的业务变化所需要的组织上的备择方案。由于这些备择方案之一是分布式数据处理(DDP)，所以业务部门可能会受到任一信息服务组织规划的影响。 (6)人员 预计目前在计算机和信息处理方面的这种生意兴隆的景象还要持续十年。信息服务和用户管理部门将继续存在着补充和保留信息服务专业人员的问题。有成效的信息服务远景规划要针对与人员有关的专题来提出这些问题，比如，职业道德、培训、专业发展和工资管理。 (7)管理 自1951年第一台商用计算机安装在美国调查局以来，信息服务的专业人员都比较擅长于解决技术问题，而不善于解决管理问题。缺乏管理的专门知识和(或)兴趣的现象至今仍然存在，只不过程度稍轻而已。然而，信息服务业务的管理仍然是信息服务面临的最紧迫的问题之一。前十年中，信息服务的专业人员明显地不足，而信息服务管理人员的不足尤为严重。缺少能干的管理人员，以及主要的技术人员不愿意承担管理任务仅仅是信息服务管理问题的一部分。 许多信息服务的管理人员利用行政手段去进行管理。殊不知管理就像程序设计一样，它需要高度地发挥技能，并要采用新的技术来提高管理效率。支持程序设计任务的手段可能比支持管理任务的手段发展得更为高级，但是已经发展的管理手段，对信息服务的管理来说是极为有益的。在规划过程中不应该忽视这些管理手段。与信息服务业务管理有关的可能项目包括项目管理和控制系统的实现、生产效率测量技术、以及性能评价系统。 (8)业务工作 在业务工作方面主要应考虑生产计划。在生产信息系统的计划方面，其基本目标是在满足生产期限的同时，最佳地利用计算机硬件。 (9)标准化 在计算机和信息处理领域里的标准化是使公司一体化的先决条件。必须制定、采用和执行各种各样的标准化过程和约定。公司数据库一定要标准化。为了维持硬件的兼容性，必须制定 购买小型计算机系统和字处理系统的准则。为方便保管资料，系统文件编制的内容和格式都应该标准化。通过公司的信息服务可在上述这些方面及许多其它方面实现标准化。在信息服务的规划里，要包括那些应该实现标准化但还没有实现标准化的有关方面内容。
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