文字沟通技法概要

要想通过文字的沟通达到预期的结果，表达的准确性是至关重要的。在工作中，人们经常要用文书的形式来转达信息；因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。

文字沟通的内容千差万别，但其写作可归结为三个阶段：

1． 写作前的准备阶段；

2． 写作过程阶段；

3． 写作后的检查阶段。

1． 写作前的准备

① 思考：

a) 写给谁--你是写给谁看的。

b) 写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函，就要分析交弄清回复的关键点。

c) 为什么--为什么需要写？达到的目的是什么？

② 提纲

把你准备写的关键全都列出来，这对尔后的写作及修改都有帮助。

③ 整理

根据提纲，把你所要表达的要点按逻辑编排顺序，去掉那些无关的和重复的内容。

完成上述三步，就可以着手写了。

2． 写作过程

有人曾经说过：在写作过程中，写作的目的要绝对清楚地牢记心中。在信件写作方面，虽然内容千差万别，但大致可以分为三类：

（1） 转达肯定的信息；

（2） 转达否定的信息；

（3） 转达指示的信息；

（1） 转达肯定信息信件的写作方式。

这类信件可能是同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好的消息。在写这类信件的时候，可按下列格式进行：

a) 直接了当地给受信者好消息，使之高兴。

b) 然后解释这个好消息，目的是解除受信者可能产生的一些疑问。

c) 用好祝愿来结束信件，目的是使受信人知道，你在与他分享愉快的感觉。

（2） 转达否定信息信件的写作方式。

这种信件可能是对要求的一种否定，或者是一个坏消息。下面几点是写这类信件时的格式：

a)信的开始以一种自然的、渐进的方式叙述，为受信者接受坏消息先行辅垫。

b)在给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，对受信者进行暗示，使之有进一步的思想准备。

c)给出坏的消息，要清楚、准确。不能使受信者产生误解。

d)如果有可能的话，建议选择其他方式，这样做减缓受信人的心理压力，使之易于接近现实。

e)用良好的祝愿结束信件。不要为坏消息辩解，以免引起反感。

（3） 转达指示的信件写作方式。

这类信件一般是指示他人进行某项工作，开展某些活动、同意你的见解或提供你的信息等。下列几点是写作这类信件应注意的：

a) 信件的开头对受信人应具有吸引力，使其有兴趣读下去。吸引受信人的方法可以用直接的提问（例：你想获得……），也可以是直接的叙述（例：这是你……），或者是一种命令式的口气。

b) 表述事实、要求或建议。当这些与某种利益有关时，使受信者屈从。

c) 清楚地指示受信者如何去做。

d) 鼓励受信者克服困难，尽快完成任务。

3． 写毕后的检查。

信件完成以后，应检查：

a) 是否有不准确的地方，如错误的描述、夸大的事实、忽略的问题或错误的数字、日期等。

b) 有否文法、文字上的错误。